一、什么是人力資源信息(HR)系統？

人力資源信息系統(HR)使各種規模的組織能夠簡單有效地管理人員、政策和程序。

HR是獨立的或基于SaaS或PaaS的軟件，旨在支持廣泛的人力資源部門。從應用程序管理到新員工培訓、工資單、績效管理和會計，HR部門的任務非常多樣化。尤其是數據輸入、管理、分析等與人力資源信息相關的功能。
 
人力資源信息(HR)與人力資源管理(HRMS)與人力資本管理（HCM）
盡管HR經常與HRMS互換使用，但有一個重要的區別。HRMS包括一個用于監控和管理定性信息的模塊，例如員工滿意度和敬業度。另一方面，HCM包括定量（員工如何執行什么、多長時間、在哪個角色以及如何）和定性（在角色和組織內如何參與和激勵）績效和敬業度。

二、HR系統功能

每個HR解決方案提供的功能不同，但普遍支持的功能如下。
1、員工信息管理：基本上是從姓名、職位、地址、工資等數據入手。它還包括工資單和職位歷史、報告結構、績效評估歷史和其他重要的員工信息。

2.公司文件：這包括員工手冊、緊急疏散程序和安全說明等項目。

3.招聘及應聘管理：包括應聘者信息、擬錄用職位、面試、薪資、職位描述等。支持與其他招聘軟件的集成，使招聘人員可以快速輕松地查看應聘者信息。

4、福利管理及其他登記：包括變更登記狀態、更新個人信息進行福利管理。在更高版本的解決方案中，員工可以查看個人信息，例如休假歷史和收款人。

5.缺勤管理：在一些解決方案中，該功能包含在工資管理功能中。在某些情況下，它們是分開的。缺勤管理包括假期和病假，以及家庭和病假以及相關的休假福利。

6.工資和工資管理：HR的一個組成部分。包括工資單歷史、薪水、晉升、獎金、稅務信息以及其他財務和薪酬功能。它可以與其他財務軟件和會計系統集成使用。

7.培訓和績效管理：在記錄員工培訓、學習和個人發展計劃的同時跟蹤績效的功能。通過這個，管理者可以檢查員工所扮演的角色以及他們的表現的意義。也可以識別具有高增長潛力的人才。另一方面，它也有助于判斷表現不佳的人，例如被降職或停職的人。這甚至可以在退休后使用。如果另一家公司詢問離職員工的情況，人力資源部門可以提供就業適合性數據。對于需要特定認證和許可證的企業來說必不可少。

大多數HR都提供自助服務功能，以簡化HR職能并減輕管理負擔。例如，通過薪酬管理、缺勤管理等特定模塊，員工可以對自己的信息進行管理和編輯。您還可以申請休假或更改您的直接存款信息。

管理者可以使用績效管理模塊輸入反饋、評估結果和績效。HR分析和報告通常也是自助服務的。員工、經理、招聘人員、高管等都可以訪問基于HR數據構建的報告。
 

三、HR系統的優勢

有效的HR提供了跟蹤和分析有關申請人、在職人員和退休人員的數據所需的所有信息，從最初的申請到任期、退休或退休。它是員工、經理和招聘人員在需要時查找信息的一站式系統。


同樣，HR允許企業更準確地預測和預算與人力資源相關的成本。這提高了企業的決策效率。換句話說，它可以輕松查找和分析所有可用的人力資源相關數據，幫助公司做出關于招聘、解雇、薪水、晉升、員工人數以及流失率和保留率的決策。HR將提高與人力資源相關的決策效率。提高決策質量可以提高員工和管理人員的生產力，同時減輕行政負擔。

HR還以數字方式保護信息，增強隱私和安全性。這些易于訪問但難以保護，并且比書面記錄或電子表格安全得多，后者特別容易受到自然災害和火災的影響。此外，它還可以通過存儲美國平等就業機會信息等監管數據來確保合規性。

它還具有將您從簡單的重復性人力資源任務中解放出來的優勢。HR使人力資源經理可以專注于更高級的人力資源相關任務，例如面試和員工發展，而無需執行數據輸入等繁瑣的任務。

此外，消除了對人力資源部門的重復詢問和要求。這是因為HR在一個地方提供公司信息、公告、相關鏈接、政策、程序等。內部成員將能夠自己找到他們需要的信息。例如，員工可能需要申請休假、更改儲蓄賬戶或填寫納稅申報表。該過程以前必須手動處理，現在實現了自動化，大大減少了文書工作，提高了工作效率。

最后，管理人員可以輕松訪問計劃、發展和支持績效成就所需的信息。這有助于吸引、激勵和留住員工，并制定業務增長和創新計劃。