客戶關系管理(CRM)軟件提供了可用于提高生產力的功能工具箱。它可以幫助您節省時間、構建更有效的流程并專注于高價值任務。

一個好的CRM可以幫助您集中時間，無論您是在辦公室還是遠程工作，這樣您就可以在不加班的情況下完成多項任務并做更多的事情。

在本文中，我們將分享提高生產力的實用技巧，您可以立即開始實施這些技巧。從捕獲潛在客戶到自動化黑客，您的CRM可以通過以下13種方式提高企業的效率：

1.自動化銷售工作流程中的任務

自動化您的銷售流程可以減少繁瑣、耗時的任務，這將提高生產力并嵌入最佳實踐。

我們知道，良好控制和衡量的銷售工作流程對于推動增長至關重要。讓我們看看如何在該過程中自動執行任務，這對基于活動的銷售方法很有幫助。

以下是可以輕松自動化以提高生產力的七項銷售任務：

自動發送個性化電子郵件：當交易或潛在客戶達到特定階段時，通過發送電子郵件來保持潛在客戶的熱情。

銷售進行時更改交易所有者：當交易進度超過某個點時，將交易或線索分配給高級員工。

添加新聯系人時創建后續任務：確保您不會錯過寶貴的新機會。

渠道管理：當交易達到特定年齡或時間長度而沒有聯系時進行標記。

潛在客戶監控：跟蹤聯系人與您的業務的互動以及員工與聯系人的互動，例如電子郵件打開或發送的電子郵件，并自動安排活動。

添加聯系信息：自動從調查服務導入信息，并使用集成從社交媒體中獲取聯系信息。

潛在客戶資格和評分：使用像Teamface來增強您的潛在客戶審查流程。

設置這些自動化可以提高員工的工作效率并減少花在管理任務上的時間。也就是說，在高質量自動化和采取個性化方法之間存在平衡，因為為個人量身定制流程可能是一種非常有效的策略。

2.管理活動

銷售需要維持很多關系。有效地做到這一點意味著記錄大量信息——幸運的是，通訊錄和掛圖的時代早已一去不復返了。

CRM提供了一種動態的方式來組織活動。使用您的CRM來管理您的時間可以幫助您避免數據重復并確保您可以訪問所需的一切。

生產力的很大一部分是將注意力集中在最重要的任務上。Teamface等CRM將這些操作整理到一個視圖中，并允許您按特定時間段進行過濾。

同步您的日歷意味著您可以跟蹤約會并留出時間進行研究和提案，這有助于提高注意力并防止任何中斷。你也要承擔責任：把它放在日歷上，你就承諾完成它。

然后可以在日歷或活動列表。設置活動類型以突出顯示推動銷售前進的行動（電話、電子郵件和會議）也會增加焦點。

嘗試在工作日開始時花5分鐘（如果您的日程很忙，也可以給您足夠的時間）來更新您的日歷和任務。

銷售渠道管理的看板方法

項目管理的看板方法是由日本豐田公司的一位工程師創建的。目標是提高汽車制造中人為因素的生產力，但現在它已被世界各地采用為生產力工具。

隨著流程的進行，看板通過在列表之間或從一列到下一列移動詳細說明工作的卡片來工作。目的是幫助您輕松可視化需要完成的工作。

這對銷售非常有用，因為您可以通過一頁查看通過渠道的交易進度。

3.將您的CRM與其他工具集成

將CRM與您的其他工具集成是提高銷售流程生產力的重要部分。

手動將數據從一個系統復制到另一個系統需要時間，并且會增加出錯的可能性，并且您的代表會養成壞習慣（例如將重要任務留到一天結束）。集成將幫助您避免這種情況，加上您的營銷技術人員將確保您充分利用您擁有的所有數據。

在一個生態系統中工作

在不同系統之間切換非常耗時。它會打破你的注意力，讓你更難保持專注和有條理。

您的CRM越強大，您可以在該工具中完成的工作元素就越多，就越容易保持專注。其中一部分是關于集成其他工具，另一部分是關于選擇管理您角色的關鍵功能的CRM。

4.集中您的文檔

出于多種原因，系統化是維持收入增長的基本要素，其中一個原因是構建和改進可重復的操作可以讓您培訓團隊成員的最佳實踐。

關鍵是獲取知識、保持最新并確保每個人都可以訪問。就銷售而言，這意味著關鍵文件，如提案、報價、合同或電子郵件模板。

不要讓這些文檔在未使用的文件夾中沾滿灰塵或丟失——使用Teamface集中這些資源可以節省時間，確保每個人都可以訪問最新的資源，并有助于使您的銷售流程具有可擴展性。

5.通過洞察力識別風險和機遇

CRM儀表板提供一頁的績效視圖。把它想象成病人床邊的監視器，顯示所有重要信息。

的見解和報告可幫助您了解優先事項和問題所在，從而提高生產力。

包含在您的銷售儀表板上的主要見解包括：

• 按來源劃分的潛在客戶和交易
• 渠道中的交易數量
• 渠道中每筆交易的平均規模
• 從潛在客戶到完成銷售的平均時間
• 收盤率：有多少潛在客戶轉化為銷售額

查看趨勢以識別風險和機遇。您可能會注意到平均交易規模下降（客戶是否削減預算或提供太多折扣？）或特定階段的轉化率下降（您是否執行無效活動或合格線索不佳？）等風險。

6.讓您的代表訪問他們需要的功能

正確設置權限可確保每個人都能立即獲得所需的訪問權限。

管理訪問的最有效方法是權限集為特定的團隊成員組這意味著每次有新團隊成員加入時，您都可以快速為他們分配所需的工具和訪問權限，而不是單獨設置每個人。

7.使用標簽和過濾器快速訪問信息

需要查看屬于特定外展活動一部分的聯系人？想查看所有符合特定角色的客戶嗎？

標簽和過濾器將使您可以查看聯系人和公司信息，這意味著您可以快速訪問所需的信息。

你可能想看看：

• 三個月以上的交易
• 失去交易
• 特定銷售人員擁有的交易

您也可以與您的團隊共享篩選視圖和洞察報告。而且，如果您使用的是Teamface等基于云的CRM，您可以將指向這些視圖的鏈接保存在書簽中。

還可以選擇向CRM添加定制字段，例如，允許您將人員標記到特定的營銷活動中。

8.合作處理交易

CRM允許不同的團隊成員訪問信息。在評論中標記人們意味著他們可以跳入潛在客戶或交易并直接開始工作。

從同事那里得到通知你該接手一項任務可以激勵并幫助人們集中注意力。

尤其是小型企業，可以從團隊合作中受益，因為它使銷售人員能夠有條理的短暫休息，并在一段時間內專注于任務，防止他們不知所措或拖延。

9.以最小的努力捕獲潛在客戶

手動記錄潛在客戶是一個耗時且痛苦的過程。它不僅會影響生產力，而且您還可能會犯錯誤或錯失機會。

因此，您需要使用CRM輕松捕獲該信息。理想情況下，您希望將來自在線查詢（下載、聯系表格等）的潛在客戶自動導入CRM。這意味著它會直接進入您的工作流程。

聊天機器人提供了另一種提高生產力的方法。回答客戶的問題可以幫助確定潛在客戶并確保人們獲得他們需要的幫助。

通過將其與您的銷售代表的日歷同步，也可以使用聊天機器人自動預訂會議，無論它們來自傳統的查詢表格還是人工智能驅動的聊天機器人。

10.人性化的體驗讓工作更容易完成

銷售人員在對話環境中茁壯成長。每個人都不一樣，但那些外向的特質往往伴隨著對管理任務的挫敗感。

作為一名銷售人員，您可能對打電話和銷售比進行數據清理更感興趣，這是正確的。

設置良好的CRM可以非常方便用戶使用，并且確實有助于時間管理。讓輸入數據變得簡單甚至有趣，您和您的團隊更有可能高效、多任務處理并完成工作。

這意味著要花時間自定義您的CRM，包括僅捕獲基本數據、設置儀表板和渠道，以及通常考慮構建出色的用戶旅程。

這也意味著選擇一個直觀且易于上手的CRM。

11.更好地了解您的客戶

您越了解客戶，就越容易確定對話的條件，這意味著花在電話上的時間就越少。

該過程依賴于有效的提問，但您的CRM可以提供數據驅動的見解來增強該過程。

以下是一些有助于您提高資格的趨勢示例：

人口統計數據（例如員工人數）與交易規模的關系

按角色完成交易所需的平均時間以及當交易年齡是應該關閉的指標時

跟蹤交易丟失的原因以發現渠道中的任何泄漏

花時間深入研究這些趨勢可以讓你加強你的角色并更好地獲得資格，這樣你就可以更有效率。

12.發展有效的記筆記

會議記錄對于捕獲有關交易的信息至關重要，但以一種快速捕獲有價值信息并使每個人都可以訪問的方式編寫它們是一門藝術。

提高你的筆記技能可以通過使后續過程更容易來提高你的工作效率。一個好的CRM將幫助您通過與交易和潛在客戶相關的注釋來磨練這些技能。

使用有效的標題：通過突出顯示“后續活動”或“客戶目標”等重要部分，使筆記更易于理解。

與你的同事一起寫作：分享信息，讓每個人都能從中獲得價值，這樣更容易協作，并迫使你養成良好的習慣。

了解您需要從每次會議中記錄的內容：這將為您的資格和后續實踐提供信息。

簡潔：短句和要點可以幫助您快速獲取信息。

立即更新您的CRM：將筆記記錄到CRM應用

13.使用移動應用程序讓您的CRM保持最新狀態

讓那段時間坐在大廳里或在會后乘坐火車！您可以在手機上做筆記、分配任務和計劃后續活動。

大多數CRM現在都有一個全面的移動應用程序，可讓您輕松跟蹤活動，最重要的是，讓所有內容隨時更新。

與其在記事本中保留一個列表，或者試圖記住回到辦公室時需要進行的更新，您可以在會議結束后快速輕松地進行更改。

CRM的搜索功能也將幫助您快速查找信息，如果您需要在會議前查找某些內容。

最后的想法

有效地針對人員、勤奮地跟進和獲取有價值的信息是銷售的必要組成部分——并且做好他們會產生很大的不同（不僅對生產力，而且可能對士氣、健康和心理健康也有影響）。

令人驚訝的是，提高生產力的小步驟可以帶來巨大的收益。每天節省20分鐘，加起來每年大約有11天可以回來。更不用說您正在使銷售過程更加有效和有趣。

如果您的團隊在遠程工作，CRM可能特別有用，因為無論您在哪個工作區都可以使用它。您可以鼓勵您的團隊在他們上線時簽到并跟蹤他們在CRM工具上的工作，以確保他們'正在把事情做好。